Nach einer kurzen Testphase ist der digitale Rechnungsworkflow VIM (Vendor Invoice Management) zunächst für den Bereich von ekita.net gGmbH zum Jahreswechsel 2025 erfolgreich gestartet. Die vollständige Bearbeitung wird künftig ausschließlich elektronisch erfolgen. Rechnungen, die wie bisher in Papierform oder als PDF-Datei per E-Mail eingehen, werden in den elektronischen Bearbeitungsprozess integriert und sind bei jedem Arbeitsschritt für alle digital einsehbar. In der Buchführungssoftware SAP werden Rechnungen via Workflow an die zuständigen Mitarbeitenden zur Prüfung, Kontierung und Anweisung zugestellt und dort digital verarbeitet. So werden Unterschriften per Mausklick z.B. aus dem mobilen Arbeiten ermöglicht. Das System kann zukünftig auch die neuen E-Rechnungen verarbeiten. Dieser digitale Rechnungsworkflow ist weitaus schneller und spart somit Zeit und Geld. Darüber hinaus ist ein digitales Rechnungsprogramm ein guter Schritt weg vom Papier-Aktenarchiv und hin zu einer noch moderneren kirchlichen Verwaltung. Zudem trägt die Umstellung dazu bei, dass weniger Fehler passieren. Der elektronische Rechnungsworkflow soll im laufenden Jahr auch auf weitere Rechtsträger im Dekanat Augsburg ausgerollt werden.